Confidentialité et mentions légales

OraPV traite votre audio et sa transcription uniquement pour produire votre procès-verbal et l'ordre du jour adopté en séance, et pour répondre à vos questions sur la réunion (clavardage). Aucune autre utilisation n'est faite de ces renseignements.

Renseignements collectés. Enregistrement audio, transcription, contenu du procès-verbal généré, ordre du jour téléversé, questions posées dans le clavardage, les commentaires que vous nous envoyez et, si vous achetez un forfait, les renseignements de paiement décrits plus bas.

Vos commentaires. Les commentaires que vous nous envoyez servent à améliorer OraPV : ils sont transmis à notre équipe de support.

Sous-traitance. La transcription de votre audio est réalisée sur nos propres serveurs sécurisés situés au Québec. Pour identifier les intervenants, pour produire le procès-verbal et l'ordre du jour adopté en séance, ainsi que pour répondre à vos questions (clavardage), le texte transcrit est transmis à OpenAI et/ou Anthropic, des fournisseurs dont les serveurs sont situés à l'extérieur du Québec. Vos renseignements peuvent donc être traités à l'extérieur du Québec, dans le cadre strict de ces finalités.

Seuls ces renseignements leur sont transmis : le texte de la transcription (qui contient les noms et les propos des participants), le contenu de l'ordre du jour s'il est joint, et les questions posées dans le clavardage. L'enregistrement audio et votre adresse courriel ne leur sont jamais transmis. Ces fournisseurs sont liés par les conditions de leur interface de programmation (API), qui leur imposent une protection des renseignements au moins équivalente à la nôtre : ils ne les utilisent pas pour entraîner leurs modèles, ne les conservent que pour une durée limitée et ne les emploient qu'aux fins décrites ci-dessus.

Paiements. L'achat d'un forfait est traité par Stripe, notre fournisseur de paiement, dont les serveurs sont situés à l'extérieur du Québec. Vos données de carte sont saisies sur la page de Stripe et ne nous sont jamais transmises : nous transmettons à Stripe l'adresse courriel de votre compte et un numéro interne qui relie le paiement à ce compte — jamais le contenu de vos réunions ni le numéro de vos dossiers. Nous ne conservons de votre paiement que le forfait acheté, sa période, l'état de votre abonnement et les identifiants Stripe qui permettent de le retrouver, ainsi que, pour chaque dossier ouvert avec votre compte, son identifiant et la durée enregistrée qui a été comptée. Ces renseignements servent de pièces comptables : ils sont conservés aussi longtemps que votre compte, même après la suppression des dossiers, et supprimés avec lui, sur demande à support@orapv.ca. Stripe conserve les données de facturation que la loi l'oblige à garder.

Consentement. Sur iPhone, l'application mobile vous demande votre accord avant le premier envoi, en vous indiquant ce qui est transmis et à qui. Vous pouvez le retirer à tout moment dans son onglet Aide : le retrait vaut pour vos prochaines réunions, et votre accord vous sera redemandé avant le prochain envoi. Une réunion déjà commencée ou en attente d'envoi finit de partir.

Conservation. Un téléversement ou un enregistrement qui n'aboutit pas à une transcription est supprimé au plus tard 180 jours après sa réception. Une fois votre procès-verbal généré, l'enregistrement audio et les extraits de voix des participants sont supprimés automatiquement après 48 heures ; la transcription et le procès-verbal, eux, sont conservés à cette étape. Tant que le procès-verbal n'a pas été généré, votre enregistrement est conservé afin que vous puissiez le produire.

Le procès-verbal, l'ordre du jour, la transcription, les échanges de clavardage et vos commentaires sont supprimés 180 jours après que vous avez téléchargé votre procès-verbal ; chaque nouveau téléchargement fait repartir ce délai. Tant que vous ne l'avez pas téléchargé, rien n'est supprimé. Cette durée vise à vous laisser le temps de retrouver vos documents tout en limitant la conservation de vos renseignements personnels. La suppression est définitive et emporte l'ensemble du dossier. Nos sauvegardes chiffrées, qui n'existent que pour rétablir le service après une panne, en conservent une copie pendant au plus 14 jours de plus, puis sont détruites à leur tour. Personne ne les consulte en dehors d'une restauration.

Un commentaire que vous nous laissez depuis le procès-verbal est aussi transmis par courriel à notre équipe de soutien, avec l'adresse courriel du dossier, pour qu'elle puisse vous répondre. Cette copie reste dans notre messagerie : elle n'est pas supprimée avec le dossier.

Votre compte. Pour ouvrir votre Espace PV, vous créez un compte OraPV lié à l'adresse courriel à laquelle le procès-verbal vous a été envoyé. Nous conservons cette adresse, la date de votre dernière connexion, vos sessions de connexion, qui expirent d'elles-mêmes, et une empreinte de votre mot de passe : le mot de passe lui-même n'est jamais conservé, et personne, pas même nous, ne peut le retrouver à partir de cette empreinte. Votre compte n'est pas supprimé avec vos dossiers, puisqu'il vous sert à ouvrir les suivants ; pour le faire supprimer, écrivez à support@orapv.ca. Tant que votre compte n'est pas créé, nous conservons, pour chaque lien de création de compte que nous vous envoyons, votre adresse courriel, l'identifiant du dossier et une empreinte du lien, pendant au plus 30 jours, même si le dossier est supprimé entre-temps. Ils sont effacés à la création du compte ou à l'expiration du lien.

Sécurité. Vos données sont chiffrées en transit et l'accès est limité aux personnes autorisées.

Vos droits. Vous pouvez consulter, corriger, retirer votre consentement à la collecte ou à l'utilisation, ou demander la suppression de vos renseignements personnels en écrivant à support@orapv.ca.

Plaintes. Pour formuler une plainte relative à la protection de vos renseignements personnels, écrivez à support@orapv.ca.

Dernière mise à jour : 22 octobre 2026

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